Polityka prywatności

elmvaultco – ochrona danych osobowych i przejrzyste zasady korzystania ze sklepu

W elmvaultco szanujemy prywatność naszych klientów i osób odwiedzających sklep internetowy. Dbamy o to, aby informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych były jasne, zrozumiałe i łatwo dostępne.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane mogą być zbierane podczas korzystania ze sklepu, składania zamówień na meble i wyposażenie wnętrz, kontaktowania się z obsługą klienta oraz korzystania z usług dodatkowych. Przedstawia również cele i podstawy prawne przetwarzania danych, zasady ich udostępniania, przechowywania i ochrony, a także prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą.

01. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z działalnością sklepu elmvaultco jest podmiot prowadzący sklep pod marką elmvaultco.

Marka sklepu: elmvaultco

Adres kontaktowy: 14580 Crosby Fwy, Houston, TX 77049, USA

Adres e-mail: returnsupportnvhfgufhr@elmvaultco.com

Telefon: +1 (254) 178-9213

W sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO, można skontaktować się z nami za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail. Jeżeli przepisy wymagają wyznaczenia inspektora ochrony danych lub przedstawiciela na terenie Unii Europejskiej, odpowiednie dane kontaktowe są udostępniane zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.

02. Zakres zbieranych danych

Przetwarzamy dane osobowe w zakresie niezbędnym do prowadzenia sklepu internetowego, realizacji zamówień, obsługi klientów i wykonywania obowiązków prawnych.

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu mogą to być:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko oraz dane podane podczas składania zamówienia.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy i adres rozliczeniowy.
• Dane zamówienia: zakupione produkty, warianty mebli, wymiary, materiały, kolory, ilości, ceny i historia zamówień.
• Dane dotyczące płatności: metoda płatności, kwota, status transakcji i identyfikator płatności.
• Dane dotyczące dostawy: adres odbiorcy, informacje potrzebne do doręczenia, status przesyłki oraz zgłoszenia dotyczące transportu.
• Dane dotyczące reklamacji i zwrotów: treść zgłoszenia, zdjęcia produktów, dokumentacja uszkodzeń i informacje o rozpatrzeniu sprawy.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia i przeglądarki, informacje o sesji oraz dzienniki techniczne.
• Dane dotyczące korzystania ze strony: odwiedzane podstrony, interakcje z witryną i preferencje dotyczące plików cookie, jeżeli są przetwarzane zgodnie z prawem.

Nie wymagamy podawania danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, przekonaniach religijnych czy poglądach politycznych, w celu dokonania zwykłego zakupu.

03. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna wynikająca z art. 6 ust. 1 RODO.

• Realizacja zamówień i umów: przyjmowanie zamówień, przygotowanie mebli, organizacja dostawy oraz kontakt w sprawie zakupów – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obsługa płatności i zwrotów: rozliczanie transakcji, realizacja zwrotów i obsługa płatności związanych z umową – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obowiązki prawne: prowadzenie wymaganej dokumentacji księgowej, podatkowej i realizacja obowiązków wynikających z przepisów konsumenckich – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Reklamacje i obsługa posprzedażowa: realizacja obowiązków wynikających z umowy i przepisów oraz ustalanie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do okoliczności.
• Bezpieczeństwo sklepu: zapobieganie nadużyciom, wykrywanie prób nieuprawnionego dostępu i ochrona infrastruktury – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Kontakt z klientami: odpowiadanie na pytania dotyczące produktów i zamówień – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru zapytania.
• Marketing elektroniczny: przesyłanie informacji handlowych i ofert promocyjnych, gdy wymagane zgody zostały uzyskane – art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub inna właściwa podstawa prawna, z zachowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.
• Analityka i reklama: analiza korzystania ze strony oraz pomiar skuteczności reklam, jeżeli stosowane technologie i zakres przetwarzania mają odpowiednią podstawę prawną, w tym zgodę, gdy jest wymagana.

04. Dane związane z zakupem mebli i realizacją dostawy

W przypadku zakupu mebli, produktów tapicerowanych, wyposażenia wnętrz lub produktów wykonywanych według indywidualnej specyfikacji przetwarzamy informacje niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia.

Mogą one obejmować:

• adres i dane kontaktowe odbiorcy;
• szczegóły dotyczące wymiarów, wykończenia i konfiguracji produktu;
• informacje o dostępności produktu i terminie realizacji;
• instrukcje dotyczące dostawy przekazane przez klienta;
• informacje o brakujących częściach, uszkodzeniach i zgłoszeniach serwisowych.

Dane mogą być udostępniane podmiotom odpowiedzialnym za przygotowanie, magazynowanie, dostarczenie lub obsługę produktów wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

05. Płatności i dane finansowe

Płatności za zamówienia realizowane są za pomocą metod udostępnionych podczas składania zamówienia.

W zależności od wybranej metody dane niezbędne do autoryzacji i realizacji płatności mogą być przetwarzane przez odpowiedniego dostawcę usług płatniczych, zgodnie z jego obowiązkami prawnymi i zasadami ochrony danych.

Na potrzeby obsługi zamówienia możemy otrzymywać informacje o statusie płatności, jej wartości, identyfikatorze transakcji i ewentualnym zwrocie środków.

Dane kart płatniczych są przetwarzane zgodnie z rozwiązaniem technicznym stosowanym przez dostawcę płatności. Niniejsza polityka nie oznacza, że sklep samodzielnie przechowuje pełne numery kart, kody zabezpieczające lub inne poufne dane uwierzytelniające.

06. Pliki cookie i podobne technologie

Sklep może korzystać z plików cookie i podobnych technologii, które służą do prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień, zapewnienia bezpieczeństwa oraz – po spełnieniu odpowiednich wymagań prawnych – prowadzenia analiz i działań marketingowych.

Pliki cookie mogą mieć charakter sesyjny lub trwały. Okres ich przechowywania zależy od funkcji i ustawień danej technologii. Szczegółowe informacje o rzeczywiście stosowanych plikach cookie, ich dostawcach i okresach ważności powinny być dostępne w ustawieniach prywatności sklepu.

07. Zarządzanie zgodami i ustawieniami prywatności

Użytkownik ma prawo decydować o wykorzystywaniu plików cookie i podobnych technologii, które nie są niezbędne do działania sklepu.

W przypadku technologii wymagających zgody użytkownik powinien mieć możliwość ich zaakceptowania, odrzucenia oraz dokonania odrębnego wyboru dla poszczególnych celów przetwarzania.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, w sposób równie łatwy jak jej udzielenie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Ustawieniami plików cookie można również zarządzać w przeglądarce internetowej. Ograniczenie niezbędnych technologii może wpłynąć na działanie niektórych funkcji sklepu.

Odmowa zgody na opcjonalne technologie analityczne lub marketingowe nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji sklepu ani dokonania zakupu.

08. Narzędzia analityczne i usługi reklamowe

W ramach promocji sklepu i analizy jego działania mogą być wykorzystywane usługi zewnętrzne, w tym rozwiązania oferowane przez Google, takie jak Google Analytics, Google Ads i Google Merchant Center, jeżeli zostały faktycznie wdrożone.

W zależności od konfiguracji narzędzia mogą przetwarzać:

• informacje o odwiedzanych podstronach i interakcjach ze sklepem;
• identyfikatory internetowe i dane techniczne urządzenia;
• informacje o źródle odwiedzin;
• dane o zdarzeniach zakupowych i skuteczności kampanii;
• inne informacje niezbędne do działania wybranej usługi.

Jeżeli wykorzystanie tych narzędzi wymaga zgody na pliki cookie, podobne technologie lub określone przetwarzanie danych, następuje ono dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

Google Merchant Center może służyć do prezentowania informacji o produktach, cenach i dostępności w usługach Google. Samo udostępnianie informacji produktowych nie oznacza automatycznie przekazywania danych osobowych klientów.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Google są dostępne pod adresem https://policies.google.com/privacy?hl=pl.

09. Komunikacja marketingowa

Jeżeli sklep oferuje newsletter, powiadomienia promocyjne lub inne formy marketingu bezpośredniego, dane kontaktowe są wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz na podstawie odpowiednich zgód, gdy są wymagane.

Komunikacja marketingowa może dotyczyć nowych kolekcji mebli, wyposażenia wnętrz, ofert specjalnych i informacji o produktach.

Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych nie jest warunkiem dokonania zakupu. Można ją wycofać w dowolnym momencie, korzystając z udostępnionego mechanizmu rezygnacji lub kontaktując się z nami.

Wiadomości niezbędne do realizacji zamówienia, potwierdzenia płatności, dostawy lub rozpatrzenia reklamacji nie stanowią same w sobie komunikacji marketingowej.

10. Odbiorcy danych i współpraca z podmiotami zewnętrznymi

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym prowadzenie sklepu wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów i zgodnie z odpowiednią podstawą prawną.

W zależności od faktycznie wykorzystywanych usług mogą to być:

• dostawcy platformy sklepowej i usług hostingowych;
• operatorzy płatności i instytucje finansowe;
• podmioty odpowiedzialne za magazynowanie, przygotowanie i dostawę zamówień;
• producenci lub wykonawcy mebli realizujący indywidualne zamówienia;
• dostawcy systemów obsługi klienta i poczty elektronicznej;
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i informatyczne;
• dostawcy usług analitycznych i reklamowych, jeżeli są wykorzystywane;
• uprawnione organy publiczne, gdy przekazanie danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie odpowiednich ustaleń lub umów wymaganych przez RODO. Nie udostępniamy danych osobowych osobom nieuprawnionym. Nie traktujemy danych klientów jako towaru przeznaczonego do sprzedaży.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na międzynarodowy charakter działalności sklepu dane osobowe klientów z Polski mogą być przetwarzane lub przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonych celów.

Przekazywanie danych do państw trzecich odbywa się wyłącznie na podstawach dopuszczonych przez rozdział V RODO.

W zależności od odbiorcy i okoliczności mogą być stosowane:

• decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony danych, jeżeli obejmują danego odbiorcę;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne;
• inne mechanizmy dopuszczone przez RODO, odpowiednie do konkretnego przekazania.

W odniesieniu do Stanów Zjednoczonych decyzja o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework może mieć zastosowanie do odbiorców objętych właściwą certyfikacją.

Informacje o podstawie konkretnego transferu i sposobie uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w niniejszej polityce.

12. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania.

• Dane zamówień: przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych lub obsługi roszczeń.
• Dokumentacja księgowa i podatkowa: przez okres wymagany właściwymi przepisami.
• Reklamacje i zwroty: przez czas rozpatrywania zgłoszenia oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• Korespondencja: przez czas potrzebny do obsługi sprawy i ewentualnych roszczeń.
• Dane marketingowe: do czasu wycofania zgody lub ustania innej właściwej podstawy przetwarzania, z uwzględnieniem niezbędnej dokumentacji zgód i sprzeciwów.
• Dane techniczne i cookie: przez okres wynikający z funkcji danej technologii, jej konfiguracji oraz uzasadnionego celu przetwarzania.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub w inny sposób wyłączane z dalszego przetwarzania, chyba że istnieje obowiązek prawny ich dalszego przechowywania.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe przetwarzamy, przysługują prawa określone w RODO, w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami.

• Prawo dostępu: możliwość uzyskania informacji o przetwarzaniu danych i otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania: możliwość poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
• Prawo do usunięcia: możliwość żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: możliwość żądania ograniczenia określonych operacji na danych.
• Prawo do przenoszenia danych: możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli spełnione są warunki ustawowe.
• Prawo sprzeciwu: możliwość sprzeciwienia się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionym interesie, zgodnie z RODO.
• Prawo wycofania zgody: możliwość cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Prawo wniesienia skargi: możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzorczego.

Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego można zgłosić w dowolnym momencie. Po otrzymaniu takiego sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.

W celu skorzystania ze swoich praw należy przesłać wiadomość na adres returnsupportnvhfgufhr@elmvaultco.com.

14. Bezpieczeństwo danych i realizacja praw

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych. Ich celem jest ograniczenie ryzyka nieuprawnionego dostępu, przypadkowej utraty, zmiany lub ujawnienia danych.

Środki ochrony mogą obejmować kontrolę dostępu, zarządzanie uprawnieniami, zabezpieczenia transmisji danych, aktualizacje systemów i procedury reagowania na incydenty, odpowiednio do wykorzystywanej infrastruktury.

Żaden system informatyczny nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku naruszenia ochrony danych podejmujemy działania wymagane przez obowiązujące przepisy, w tym odpowiednie zgłoszenia i powiadomienia, gdy są konieczne.

Na wnioski dotyczące praw wynikających z RODO odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania. W przypadkach przewidzianych prawem termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy wraz z uzasadnieniem.

Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji zakupu. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić przyjęcie lub wykonanie zamówienia. Podanie danych na potrzeby opcjonalnego marketingu nie jest wymagane.

15. Profilowanie, skargi i postanowienia końcowe

Jeżeli sklep korzysta z narzędzi reklamowych lub analitycznych, mogą one umożliwiać analizowanie aktywności użytkowników i tworzenie grup odbiorców w celach marketingowych, zgodnie z odpowiednią podstawą prawną i wymaganymi zgodami.

W przypadku stosowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na użytkownika przekazywane są dodatkowe informacje wymagane przez art. 22 RODO, w tym informacje o zasadach podejmowania takich decyzji i przysługujących prawach.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce. Informacje o organie nadzorczym dostępne są na stronie https://uodo.gov.pl/.

Niniejsza polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, sposobu działania sklepu lub stosowanych technologii. Aktualna wersja jest udostępniana na stronie internetowej sklepu. Jeżeli zmiana wymaga odrębnego poinformowania użytkowników lub uzyskania nowej zgody, podejmujemy odpowiednie działania.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:

elmvaultco – meble i wyposażenie wnętrz

Szanujemy prywatność klientów i zapewniamy możliwość korzystania z praw dotyczących ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.